CRM + Postfach + Kalender zusammengeführt

Wo eine Beziehung abreißt

Im CRM steht, wer jemand ist. Im Postfach steht, wann man zuletzt miteinander gesprochen hat. Beides zusammen ergibt die Frage, die ein Geschäftsführer wirklich hat: Wen habe ich zu lange nicht gesehen — und bei wem kostet mich das etwas?

Beziehungen kühlen ab

A-Kontakte ohne Kontakt über Soll-Intervall

Anlass vorhanden

Es gibt einen echten Grund, sich zu melden

142

Kontakte aktiv gepflegt

im Soll-Intervall

Nur im CRM, nie im Postfach

Karteileichen — Aufräumvorschlag

Vorschläge für diese Woche

Priorisiert nach Bedeutung × Zeit seit letztem Kontakt × Anlass

L1 · Vorschlag, kein Automatismus

[Wohnungsunternehmen G] — 118 Tage kein Kontakt

A-Kunde, 43 Anlagen im Bestand. Soll-Intervall 60 Tage. Der letzte Kontakt war eine Beschwerde zur Abrechnung, die geklärt wurde — seitdem Funkstille.

Anlass: Die Abrechnungsfrage aus UC 03 betrifft auch deren Verträge. Vor dem Kunden dort zu sein, ist besser als danach.

[Genossenschaft H] — 94 Tage, Vertrag läuft 2027 aus

Verlängerungsgespräche beginnen erfahrungsgemäß 12 Monate vorher. Der Zeitpunkt kommt in Kürze.

Quelle: CRM (Beziehung) + Vertragsdaten (Laufzeitende) — die Verknüpfung macht den Vorschlag erst brauchbar

[Family Office I] — 76 Tage, hatte Interesse an Portfolio-Lösung

Im letzten Gespräch (12.05.) wurde ein zweiter Termin „nach dem Sommer" angedeutet. Kein Termin entstand.

„Melden Sie sich doch nach dem Sommer nochmal, dann schauen wir uns das größer an." — Transkript 12.05.2026

[Kontakt J] — 210 Tage, aber bewusst

Marcus hat diesen Kontakt auf „kein Intervall" gesetzt. Der Agent erinnert nicht mehr, zeigt ihn aber weiter in der Übersicht.

stummgeschaltet

Der Unterschied zu einer CRM-Wiedervorlage: Eine Wiedervorlage muss jemand pflegen und sie kennt keinen Kontext. Dieser Vorschlag entsteht aus tatsächlichem Kontaktverhalten und wird nur ausgespielt, wenn es auch einen Anlass gibt. Ein Anruf ohne Grund ist für beide Seiten verlorene Zeit.

Alle Kontakte

Kontaktübersicht

Eine Zeile pro Person — mit dem, was sonst über drei Systeme verteilt liegt.

Kontakt	Organisation	Stufe	Letzter Kontakt	Art	Soll	Status	Offen
[Name G1]	[Wohnungsunternehmen G]	A	118 T.	Mail	60 T.	überfällig	—
[Name H1]	[Genossenschaft H]	A	94 T.	Termin	60 T.	überfällig	Vertrag 2027
[Name I1]	[Family Office I]	B	76 T.	Termin	90 T.	bald	Zusage „nach Sommer"
[Name 1]	[Externer Partner]	B	heute	Termin	30 T.	aktuell	2 Zusagen
[Name K1]	[Bank]	A	12 T.	Mail	30 T.	aktuell	Datenlieferung
[Name L1]	[Lieferant]	C	45 T.	Mail	—	kein Intervall	—
[Name M1]	[Organisation M]	?	nie	—	—	nur CRM	Karteileiche?

Kontaktstufen — von Marcus definiert

A	Beziehung, die Marcus persönlich hält	alle 30–60 Tage
B	Wichtig, aber auch über das Team tragbar	alle 90 Tage
C	Anlassbezogen	kein Intervall

Die Einstufung macht Marcus einmal — das ist die einzige Pflegearbeit in diesem Use Case. Alles andere entsteht automatisch.

Kontakt-Historie [Name G1]

31.03.2026 · MAIL

Abrechnungsbeschwerde geklärt

Letzter dokumentierter Kontakt

18.02.2026 · TERMIN

Jahresgespräch

Transkript vorhanden · 3 Zusagen, alle erfüllt

04.12.2025 · MAIL

Preisanpassung angekündigt

—

Muster: Der letzte Kontakt war ein Problem. Das ist der schlechteste Zustand, in dem eine A-Beziehung ruhen kann.

Datenlogik

Wie „letzter Kontakt" berechnet wird

Klingt trivial, ist es nicht — und genau daran scheitern CRM-Auswertungen üblicherweise.

Was als Kontakt zählt

Ereignis	Zählt	Gewicht
Persönlicher Termin	ja	hoch
Videocall	ja	hoch
Individuelle Mail (beide Richtungen)	ja	mittel
Mail nur in CC	ja, schwach	niedrig
Serienmail / Newsletter	nein	—
Automatische Rechnung / Systemmail	nein	—
Telefonat	nur wenn erfasst	Lücke

Bekannte Lücke: Telefonate ohne Notiz sieht das System nicht. Vorschlag: Marcus diktiert nach einem Anruf zwei Sätze in AIRA — daraus entstehen Kontaktvermerk und ggf. Aufgabe. Zwei Sätze sind machbar, ein CRM-Formular nicht.

Zusammenführung der Quellen

CRM als Stammdatenquelle

Wer ist die Person, welche Organisation, welche Rolle — CAS Genesis World bleibt führend

Postfach als Aktivitätsquelle

Mailadressen werden auf CRM-Kontakte gematcht

Kalender + Fireflies

Termine und Gesprächsinhalte ergänzen die Historie

Zurückschreiben ins CRM?

Offene Entscheidung: nur lesen (sicher) oder auch schreiben (nützlicher, aber riskanter)

Am Hackathon zu klären

Wie gut ist die CRM-Datenqualität wirklich? Ohne saubere Kontaktdaten kein Matching.
Wie viele von Marcus' wichtigen Kontakten stehen überhaupt im CRM?
Darf der Agent ins CRM schreiben — und wenn ja, was?
Soll die Übersicht auch Kontakte des Teams zeigen („wer bei uns kennt diese Person")?