Der Einstieg über Menschen, nicht über Termine
Person auswählen — offene Themen und letztes Gespräch sofort sichtbar
Marcus denkt nicht in Meetings, sondern in Menschen. Vor dem Jour Fixe, vor dem Anruf, vor dem Gespräch auf dem Flur ist die Frage immer dieselbe: Was ist zwischen mir und dieser Person gerade offen — und worüber haben wir zuletzt gesprochen?
Personennach offenen Themen sortiert
Micha
5 offenEnergiemanagementzuletzt 20.07.
Marvin
4 offenBetriebsführungzuletzt 24.07.
Max
3 offenProjektrealisierungzuletzt 22.07.
Robin
2 offenProjektentwicklungzuletzt 21.07.
Rainer
1 offenProzessezuletzt 20.07.
[Externer Partner]
2 offenexternzuletzt 03.07.
Micha · Energiemanagement
5 offene Themen Jour Fixe wöchentlich Mo
Offene Themen zwischen euch
| Thema | Seit | Herkunft | Status |
|---|---|---|---|
| Zählerstände 14 GETEC-Anlagen | 16.07. · 11 T. | Mail + JF | überfällig |
| Abrechnungsfrage generell prüfen | 20.07. · 7 T. | Jour Fixe | Frist fehlt |
| Preisformel-Lücke: 33 Verträge | 27.07. · neu | Dashboard | noch nicht besprochen |
| Tool-Budget Energiemanagement | 06.07. · 21 T. | Jour Fixe | bei Marcus · 3× vertagt |
| Rückfrage [Genossenschaft B] | 24.07. · 3 T. | in Arbeit |
Zusammengeführt aus Postfach, Jour-Fixe-Transkripten und dem
Dashboard — Marcus muss nirgends nachsehen, wo ein Thema herkam.
Das Wichtigste zuerst: Von den fünf Themen liegt eines bei Marcus selbst —
das Tool-Budget, dreimal vertagt. Micha kann bei zwei Themen nicht weiterarbeiten,
solange das nicht entschieden ist.
Letztes Gespräch
Jour Fixe Energiemanagement · 20.07.2026
45 Min · 4 Teilnehmende · Transkript vorhanden
Schwerpunkt war das GETEC-Onboarding. Micha hat zugesagt, die Zählerstände bis 02.08. zusammenzutragen. Die Abrechnungsfrage wurde als „grundsätzlich anschauen" angesprochen, ohne Frist. Das Tool-Budget wurde erneut vertagt.
„Wir brauchen die Zählerstände von den vierzehn Anlagen, sonst kommen wir
bis Oktober nicht durch. Kannst du das bis nächste Woche Freitag machen?" — 00:12:38
Davor: 13.07. (6 Aufgaben) · 06.07. (4 Aufgaben) ·
29.06. (7 Aufgaben) —
Muster über die letzten Wochen
Erfüllung
9 von 11 Aufgaben erledigt. Die zwei offenen sind beide vom Typ „Daten zusammentragen" — Hinweis auf Kapazität, nicht auf Nachlässigkeit.
Wiederkehrend
„Zählerdaten GETEC" war in 7 der letzten 8 Termine Thema. Drei Aufgaben daraus, alle noch offen.
Warum dieser Einstieg zuerst kommt: Aufgabenlisten sind nach Fristen sortiert,
Gespräche laufen aber nach Personen. Wer gleich sieht „bei Micha sind fünf Dinge offen,
eines davon liegt bei mir selbst", geht anders in den Termin.
Eine Liste für alles · wie im AURORA-Cockpit
Alle offenen Aufgaben
Egal ob aus einem Jour Fixe, einer Mail oder einem Kundentermin — alles landet hier. Eine Aufgabe kann eine Person betreffen oder mehrere; sie kann bei jemand anderem liegen oder bei Marcus selbst. Zwei Listen wären der Anfang vom alten Problem.
⚑
12
Überfällig
Frist verstrichen
◷
7
Diese Woche fällig
bis 31.07.
✓
38
Offen gesamt
über alle Quellen
◈
9
Liegt bei Marcus
nur er kann entscheiden
⚑
4
Ohne Frist
Agent hat keine erfunden
Offene Aufgaben
Wo liegt der Ball · Mehrpersonen-Aufgaben mit Sammelstatus
| Aufgabe | Wer | Fällig | Herkunft | Zustand | Aktion |
|---|---|---|---|---|---|
| Mit IT/Support die Outlook-Suchfunktion und die Kontaktdatenbanken klären größter Einzelhebel · „mit Abstand das größte Hemmnis" (38:33) |
Marcus bei mir | fehlt | Hackathon | meine Aufgabe | |
| Weitergeleitete Immobilien-News und Vertriebsleads bearbeiten und zurückmelden Deals ab 200 WE · „Null Rückmeldung, völlig blind" (10:58) |
Alexander 1:1 | fehlt | Hackathon | ich warte | |
| Automatische Lesebestätigung für bearbeitete Mails einführen „nach 10 Sekunden gelesen — finde ich nie wieder" (20:44) |
Marcus bei mir | fehlt | Hackathon | meine Aufgabe | |
| Telefonanlage und Erreichbarkeit analysieren — Anrufweiterleitung und Kalender | Marcus bei mir | fehlt | Hackathon | meine Aufgabe | |
| Klare Priorisierung und Zuordnung von Aufgaben im Jour fixe etablieren | Marcus bei mir | fehlt | Hackathon | meine Aufgabe | |
| Kundentermine strukturiert vorbereiten über Mail-Auswertung und CRM-Anbindung | Marcus bei mir | fehlt | Hackathon | meine Aufgabe | |
| Postfach umschichten und bereinigen, damit Übersicht und Suche wieder tragen | Marcus bei mir | fehlt | Hackathon | meine Aufgabe | |
| Indexierung und Suchfunktion im Outlook verbessern Adressat IT/Support — kein Postfach hinterlegt |
IT/Support ohne Adressat | fehlt | Hackathon | meine Aufgabe | |
| Postfächer und Kontakte in eine einheitliche Plattform integrieren | IT/Support ohne Adressat | fehlt | Hackathon | meine Aufgabe | |
| Organisation von E-Mails, Ausdruck und Übergabe wichtiger Dokumente Kathrin hat geliefert — jetzt liegt der Ball bei Marcus |
Kathrin 1:1 | fehlt | Hackathon | ich warte | |
| Kalender und Postfächer synchronisieren und zentralisieren | Kathrin 1:1 | fehlt | Hackathon | ich warte | |
| Aufgaben und Rückmeldungen aus dem Jour fixe nachverfolgen | Kathrin 1:1 | fehlt | Hackathon | ich warte | |
| NLN / Rahmenvertrag Neuland Neuss durchsehen Roland 17.07. · Marcus hat ihn am 27.07. weitergeleitet und zum Ausdruck gegeben |
Marcus bei mir | fehlt | meine Rückmeldung | ||
| Vergabeempfehlung Wärmeversorgung 78467-3 Am Briel entscheiden Roland 23.07. · Empfehlung liegt vor, Entscheidung offen |
Marcus bei mir | fehlt | meine Rückmeldung | ||
| Beauftragung Elektro + PV Univers, 82319-2 Buchhofstraße freigeben Roland 24.07. · 4. Projektstatusbericht lief am 09.07. |
Marcus bei mir | fehlt | meine Rückmeldung | ||
| Entscheidungsvorlage KI-Workstation entscheiden Alessio 26.07. · im Hackathon als eine der wenigen relevanten Mails genannt (01:08:42) |
Marcus bei mir | fehlt | meine Rückmeldung | ||
| Königstraße 45 — Vermietung Dr. Sünner, GWG-Prüfung bewerten | Marcus bei mir | fehlt | meine Rückmeldung | ||
| Berlin Eichborndamm 9 — Angebot Architekt und Kostenschätzung bewerten | Marcus bei mir | fehlt | meine Rückmeldung | ||
| THEMEN AL am 28.7. — eigene Notiz abarbeiten Marcus an sich selbst, 27.07. · genau das Muster „jede Notiz ist eine E-Mail" (36:40) |
Marcus bei mir | 28.07. | meine Aufgabe | ||
| Voltfang — Anpassung Mitarbeiterbeteiligung (PPR/VSOP) freigeben 23.07. · Beteiligungsmanagement, privat |
Marcus bei mir | fehlt | meine Rückmeldung | ||
| Sideletter SüdREAL — Entwurf steht aus Roland 17.07. „SüdREAL, G1" · Entwurf gestern angekündigt |
Roland 1:1 | fehlt | ich warte | ||
| Winterfeldstr. 10-12 Berlin / Patrizia — offene Rückfrage zum WLV Adobe meldet „Completed" am 24.07., Ramon antwortet am 26.07. — Widerspruch ungeklärt |
Ramon 1:1 | fehlt | ich warte | ||
| Agenda Kennenlerngespräch 30.07. in Amtzell abstimmen Armin Abouid (alonco) 25.07. · Termin in drei Tagen |
Armin Abouid extern | 30.07. | ich warte | ||
| Ausschreibung Eignungsleihe LAVA Energy — Stand offen | Alessio · Thomas Filkorn 2 Personen | fehlt | ich warte | ||
| Stundungsantrag — Rückmeldung offen | Chris Hammer extern | fehlt | ich warte | ||
| Projekt Bremen, Wachmannstraße — seit 07.07. ohne Fortschritt letzter Austausch Alessio 14.07. |
Felix Vornholt extern | fehlt | ich warte |
Vier Zustände statt Kanban. Nicht der Arbeitsfortschritt zählt, sondern wo der Ball liegt —
aufgespannt aus zwei Fragen: wer ist dran × wartet ein Gegenüber.
Der Unterschied zwischen meine Aufgabe und meine Rückmeldung ist der wichtige: bei der einen
kostet Verzug nur ihn selbst, bei der anderen blockiert er jemand anderen — seine Engpass-Frage
(„wo bist du der Engpass, wer wartet gerade auf Dinge von dir", 25:39). Und der Abschluss bleibt bei ihm:
„abgeschlossen kann es nur sein, wenn beide sagen, es ist abgeschlossen — aber Marcus sagt final
abgeschlossen" (01:05:03).
Keine der 26 Zeilen hat eine Frist — bis auf zwei mit Datum aus der Mail; im Hackathon wurde keine
genannt, der Agent erfindet keine.
| niemand wartet | ein Gegenüber wartet | |
|---|---|---|
| Ball bei Marcus | meine Aufgabe 9 | meine Rückmeldung 7 |
| Ball bei anderen | ich warte 10 — anstupsen | |
| erledigt | abgeschlossen 0 — nur Marcus setzt das | |
Mehrpersonen-Aufgaben — Sammelstatus
Beispiel: „Kapazitätsplanung GETEC-Onboarding"
Wenn eine Aufgabe mehrere betrifft, ist „erledigt" keine Ja/Nein-Frage. Der Agent führt deshalb je Person einen eigenen Stand — und die Aufgabe schließt erst, wenn alle Teile stehen.
| Person | Ihr Teil | Stand |
|---|---|---|
| Marvin | Verfügbare Stunden Betriebsführung | geliefert |
| Max | Termine Projektrealisierung | in Arbeit |
| Micha | Aufwand je Anlage aus Erfahrung | offen |
Marcus sieht auf einen Blick, an wem es hängt — ohne dass er
drei Leute einzeln fragen muss.
Woher die Aufgaben kommen
Nach Sprint 1 hat sich die Gewichtung umgedreht — das Postfach ist die Hauptquelle, nicht der Termin.
| 26 | von Marcus verteilt oder zugesagt | |
| Jour Fixe | 7 | mündlich, in keiner Mail |
| Termin extern | 3 | Zusagen aus Gesprächen |
| Dashboard | 2 | aus Kennzahl abgeleitet |
Keine dieser Aufgaben wurde von Hand angelegt. Genau das ist der Unterschied
zu einem Aufgaben-Tool, das gepflegt werden muss.
Die Aufgabensystem-Frage hat sich entschärft
Vorher der kritischste Blocker des Tages: „Welches Tool nehmen wir, damit Aufgaben
ein Zuhause haben?" — eine Entscheidung, die erfahrungsgemäß Wochen kostet und danach
von niemandem benutzt wird.
Wenn Aufgaben ohnehin in Mails entstehen und dort nachvollziehbar bleiben, ist das Postfach das führende System. AIRA legt nur eine Sicht darüber — mit Status, Frist und Verantwortlichem. Kein neues Tool, keine Migration, keine Pflegepflicht.
Übrig bleibt eine viel kleinere Frage: Sollen Mitarbeitende diese Sicht
auch sehen — und wenn ja, ab wann?