Ein Postfach · vier Zustände statt zwei

Vom „gelesen / ungelesen" zum Zustand

Marcus hat ein Postfach und zwei Zustände. Das Problem daran: „gelesen" heißt nicht „erledigt", und „ungelesen" heißt nicht „wichtig". Das Cockpit legt keine neuen Ordner an — es legt eine zweite Ebene über dasselbe Postfach: Was liegt bei mir · Was liegt bei anderen · Was habe ich zugesagt · Was ist nur Information.

Live verbunden · Postfach marcus.lehmann@lavaenergy.de · letzter Abgleich 27.07.2026, 15:24 · Microsoft Graph, app-only, nur lesend
10
Liegt bei mir
Nur hier muss Marcus wirklich ran
11
Von mir an mich
die zweite To-do-Liste
92
Ungelesen gesamt
davon 33 aus den letzten 30 Tagen
77.482
Mails im Posteingang
nicht archiviert, nicht sortiert
Liegt bei mir · 10nach Konsequenz sortiert
Sommerempfang 28.07. — Teilnehmerliste & Namensschilder
Termin ist morgenKathrin Ott23.07.
Facture n° 20260715089 — COGEP, Frankreich
ungelesenAnhangheute 13:24
Verfahren Hays AG — Aktennr. 70096/26
ungelesenDiana Tuncayheute 10:48
Review-Gespräche
seit 5 Tagen ungelesenJessica Lachenmayer
AW: Zeit für Klartext — next steps
seit 5 Tagen ungelesenStephan Schmid
Entscheidungsvorlage KI-Workstation
EntscheidungAlessioAnhang
AW: HC Gewinnausschüttung
ungelesenStephan SchmidAnhang
AW: Gastbeiträge LAVA zur Abnahme
FreigabeFeldhoff & Cie.
AW: Treffen bei Jazz Open
persönlichCetus Holding
Anfrage PropTech Breakfast, 24.09. Berlin
EinladungZIA
Sommerempfang 28.07. — TeilnehmerlisteL1 · aufbereitet
WG: Sommerempfang 28.07.2026 | Teilnehmerliste & Namensschilder
Anhang ungelesen
VonKathrin Ott | LAVA ENERGY <kathrin.ott@lavaenergy.de>
AnMarcus Lehmann | LAVA ENERGY, Marc Bosch | LAVA ENERGY
Eingang23.07.2026, 08:51
FYI Von: Franziska Werner <Franziska.Werner@zia-deutschland.de> Gesendet: Donnerstag, 23. Juli 2026 10:17 An: Kathrin Ott | LAVA ENERGY <kathrin.ott@lavaenergy.de> Cc: Jens Kuderer <Jens.Kuderer@zia-deutschland.de> Betreff: Sommerempfang 28.07.2026
Auszug aus der echten Mail · Microsoft Graph. app-only. nur lesend
Warum das ganz oben liegt: Der Empfang ist morgen. Kathrin hat die Liste am 23.07. geschickt, die Mail ist seit vier Tagen ungelesen. Von allen offenen Zeilen ist das die einzige mit einem Datum, das nicht verschiebbar ist.
VonKathrin Ott · „WG: Sommerempfang 28.07.2026 | Teilnehmerliste & Namensschilder"
Was der Agent tutgleicht die Teilnehmer gegen Marcus' Kontakte ab und markiert, wen er kennt, wen LAVA schon bearbeitet und wen noch niemand angefasst hat
Fehlt nochKontaktdatenbank nicht angebunden — der Abgleich läuft erst, wenn CAS steht
Suchen wie ein Mensch, nicht wie ein Postfach

„Da war doch was" — und in vier Sekunden ist es da

Outlook sucht nach Wörtern. Marcus sucht nach Themen. Der Unterschied: Wer „Abrechnung Genossenschaft" eingibt, will nicht 340 Mails mit dem Wort „Abrechnung", sondern den Vorgang — alle Mails, Termine, Anhänge und Zusagen dazu, in zeitlicher Reihenfolge.

Was war eigentlich mit der Preisanpassung bei der Genossenschaft?
Gesucht wird in Postfach + Kalender + Fireflies-Transkripten + CRM + Datenraum — nicht nur im Betreff.

Vorgang: Preisanpassung [Genossenschaft H]

Vom Agenten als zusammenhängender Vorgang erkannt · 11 Elemente über 5 Monate
Treffer
04.12.2025 · MAIL AUSGEHEND
Preisanpassung angekündigt
Marcus an [Name H1] · Anhang: Preisblatt_2026.pdf
18.02.2026 · TERMIN
Jahresgespräch vor Ort
Transkript vorhanden · 3 Zusagen, alle erfüllt
31.03.2026 · MAIL EINGEHEND
Beschwerde zur Abrechnung
Rückfrage zur Formel-Anwendung · von Micha fachlich beantwortet
02.04.2026 · DOKUMENT
Berechnung Anpassungsfaktor 2026
im Datenraum abgelegt, mit dem Vorgang verknüpft
15.06.2026 · JOUR FIXE
Thema „Abrechnungsfragen Bestand" erstmals erwähnt
Der Agent verbindet die Kundenbeschwerde mit dem internen Thema — im Postfach stehen diese beiden Dinge nirgends zusammen.
HEUTE
Status: Vertrag läuft 2027 aus
Letzter Kontakt vor 94 Tagen · Verlängerungsgespräch steht an
Das ist der eigentliche Unterschied zur Postfach-Suche: Der Agent liefert nicht eine Trefferliste, sondern die Geschichte des Vorgangs — und verbindet dabei Quellen, die im Postfach nichts miteinander zu tun haben.

Direkte Mail-Treffer

Wenn Marcus doch die einzelne Mail will
14 von 4.812
DatumBetreffWer
31.03.AW: Jahresabrechnung 2025 — Rückfrage Formel[Name H1]
30.03.Jahresabrechnung 2025Abrechnung → Kunde
04.12.Preisanpassung zum 01.01.2026Marcus → [Name H1]
28.11.Intern: Preisblätter finalMicha → Marcus

Was der Agent mitliefert

Antwortin zwei Sätzen, was in dem Vorgang passiert ist
Belegejede Aussage mit Klick auf die Originalmail
Zusagenwas in diesem Vorgang versprochen wurde — beide Seiten
Anschlusswas als Nächstes ansteht
Lücken„zwischen 02.04. und 15.06. finde ich nichts"

Typische Suchen von Marcus

Als Beispiele — in normaler Sprache, nicht als Suchsyntax:

„Was habe ich [Kunde] beim letzten Mal versprochen?"
„Wo ist die Kalkulation zum Objekt in Hof?"
„Worüber haben wir mit der Bank zuletzt gesprochen?"
„Wer hat entschieden, dass wir das nicht machen — und warum?"
Die letzte Frage geht nur, wenn Transkripte vorliegen (UC 03). Ein weiterer Grund, mit Fireflies früh anzufangen.

Am Hackathon zu klären

  • Wonach sucht Marcus wirklich — Personen, Objekte, Themen oder Zeiträume?
  • Wie weit zurück muss die Suche reichen?
  • Darf der Agent das ganze Postfach indizieren, oder nur bestimmte Ordner?
Eine Liste · Absender und Themen nebeneinander

Regeln

Marcus soll keine Regeln bauen müssen. Der Agent beobachtet, was Marcus wiederholt gleich behandelt, und legt die Regel als Vorschlag hin — mit der Zahl, aus der er das Muster gelernt hat. Absender-Regeln und Themen-Regeln stehen in derselben Tabelle, weil sie dasselbe tun: sie nehmen Marcus eine Entscheidung ab, die er ohnehin immer gleich trifft.

„Dann hast du einen Tab mit den Newslettern, wo du Regeln festsetzt. Dieser Newsletter geht immer an Micha, dieser geht an Alex, dieser geht an … etc." — Alessio, 27.07.2026, Block 3 · 57:40
19
Regeln aktiv
alle eingeschaltet
11
je Absender
aus dem echten Posteingang gezogen
8
je Thema
aus Marcus' Verhalten gelernt
~180
Mails/Monat betroffen
Schätzung, am Postfach zu prüfen

Alle Regeln

Zahl = betroffene Mails in den letzten 11 Tagen · jede Regel jederzeit abschaltbar
L3 · läuft nachts
AnArtAuslöser 11 T.Action ItemEmpfänger
Absender Quarantäne-Berichte
noreply@s-r.it · 2× täglich		 16archivieren, ungelesen
Absender Personio — Geburtstage & Stammdaten
info@m.personio.com		 16archivieren kein Workflow
Absender Werbung & Privatabos
Helly Hansen · Elferspot · Sunseeker · ABYS · ULYS		 21archivieren VfB ausgenommen
Absender Adobe Sign · Teams-Benachrichtigungen 9archivieren Status steht im System selbst
Absender ZIA Deutschland
Einladungen, Arbeitskreise, PropTech Breakfast		 11erste behalten, Folgeerinnerungen weg
Absender IHK Stuttgart · Open District Hub · IWS
regionale Wirtschaft, Quartiere, Wärmeplanung		 11nur Überschriften ins Briefing
Absender EDLHUB / Rüdiger Lohse
BEG-Förderrichtlinie, BMWE-Termine		 7weiterleiten + Relevanz prüfen
Absender vedec e.V.
Verband für Energiedienstleistungen		 7weiterleiten + zusammenfassen
Absender DENEFF — Gebäude-News
Effizienz, Regulatorik		 5weiterleiten + Relevanz prüfen
Absender Wohnungswirtschaft heute
„Betriebskosten aktuell AG103"		 2weiterleiten + zusammenfassen
Absender NZZ Briefing
mailings.nzz.ch		 6ins eigene Morning Briefing ziehen
Thema Störmeldungen & Alarme
Absenderdomäne + Betreffmuster „Störung/Alarm"		 24weiterleiten Marcus hat es 23 von 24 Mal selbst getan
Thema Rechnungen unter 5.000 € 33direkt weiterleiten Marcus bekommt freitags eine Liste
Thema Terminanfragen 18Kalender prüfen, 3 Slots vorschlagen, Entwurf hinlegen
Thema Interne CC-Mails ohne Frage an Marcus 211ablegen erscheinen als Zeile im Morning Briefing
Thema Vertragsdokumente im Anhang 27im Datenraum ablegen + im CRM verknüpfen
Thema Kundenanfragen Abrechnung 9Antwortentwurf mit Vertragsdaten — nur Entwurf
Thema Mail von mir an mich selbst
37 Selbstsendungen in 30 Tagen		 11als Aufgabe anlegen, Dubletten zusammenführen
Thema Zusage in einer gesendeten Mail
„ich melde mich", „schicke ich bis …"		 14als Verbindlichkeit erfassen, mit Zitat als Beleg
Absender Minol-Selbstweiterleitungen
von marcus.lehmann@minol.com, überwiegend F.A.Z. Kiosk		 25bewusst aus Marcus liest selbst
So steigt eine Regel auf und so fällt sie: Der Agent schlägt erst vor (L1). Bestätigt Marcus 20-mal in Folge ohne Korrektur, fragt der Agent: „Soll ich das künftig selbst machen?" — erst dann L3. Und jede Regel fällt automatisch auf L1 zurück, wenn Marcus dreimal widerruft.

Offen — braucht Marcus' Antwort

  • Welche Abos gehen fest an wen — außer den vier, die heute gesetzt sind?
  • Weiterleiten heißt senden. Heute steht der Zugang auf nur lesen — für die vier Weiterleitungs-Regeln braucht es eine bewusste Freigabe.